Bauherren sollten Handwerkerrechnungen genau prüfen und aufbewahren – denn nicht nur als Bauhandwerker, sondern auch als Auftraggeber riskiert man ein Bußgeld, wenn die Rechnung nicht den gesetzlichen Vorschriften entspricht. Ohne Rechnung wird es außerdem schwierig, bei Mängeln Gewährleistungsansprüche geltend zu machen.
Rechnungen vom Zimmereibetrieben, Fensterbauern, Maurerfirmen, Dachdeckern, Sanitärinstallateuren und anderen Bauhandwerkern müssen die vollständige Anschrift des Unternehmens und des Rechnungsadressaten ausweisen, außerdem Ausstellungsdatum, Rechnungsnummer und Steuernummer des Ausstellers. Art und Umfang der erbrachten Bauleistung sind festzuhalten, die Rechnung muss eine Endsumme enthalten, die Umsatzsteuer ist auszuweisen. Als Endkunde eines Bauhandwerkers muss man die Rechnung mindestens zwei Jahre lang aufbewahren, damit das Finanzamt im Zweifel nachprüfen kann, dass die Bauleistungen nicht unversteuert als Schwarzarbeit erbracht wurden. Der Aufbewahrungszeitraum beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht muss ebenfalls auf der Rechnung vermerkt sein – ausgenommen von der Aufbewahrungsfrist sind nur Kleinbetragsrechnungen von nicht mehr als 100 Euro.
Wichtig ist die Rechnung natürlich auch als Nachweis, wenn man Gewährleistungsansprüche wegen mangelhafter Ausführung der Bauleistung geltend machen will – das ist innerhalb von vier Jahren möglich, wenn im Bauvertrag die so genannten VOB vereinbart wurden (Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen). Die Rechnung deshalb über die gesetzliche 2-Jahres-Frist hinaus mindestens so lange aufbewahren, wie vertragliche Gewährleistungsansprüche bestehen. 20 Prozent der Lohnkosten (maximal 3.000 Euro pro Jahr) für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen kann man übrigens steuerlich geltend machen. Wichtig: Arbeitslohn und Materialkosten müssen für die Anerkennung durchs Finanzamt einzeln und jeweils mit getrennter Mehrwertsteuer ausgewiesen werden. Die Rechnung muss durch Banküberweisung bezahlt worden sein, eine Barzahlungsquittung des Handwerkers reicht nicht als Zahlungsnachweis.